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Prozessoptimierung

"Die Erhöhung der Vertriebsproduktivität um 18 Prozent war Argument genug, mit dedecon zusammen zu arbeiten. Dadurch, und weil wir effizienter akquirieren, haben wir die Vertragsabschlüsse sogar um 21 Prozent gesteigert."
Konstantinos Apostolopoulos, ehem. Prokurist,
Wohnungsbaugesellschaft Magdeburg mbH
Herausforderung
„Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“
Zunehmend schärferer Wettbewerb und die sich im Zeitverlauf verändernden rechtlichen Rahmenbedingungen zwingen Unternehmen, ihre Abläufe permanent anzupassen.
In der Praxis haben sich bereits verschiedene Vorgehensweisen (Reengineering, Qualitätsmanagement, …) etabliert, die sich u. a. darin unterscheiden, ob neben der Ablauf- auch die Aufbauorganisation zur Disposition stehen kann. Gemein ist jedoch allen: Damit die richtigen Stellschrauben bedient und Konsequenzen sicher eingeschätzt werden können, ist es erforderlich, methodisch vorzugehen und eine hohe Transparenz der Prozesse erzeugen.

Lösungsansatz
Transparenz lässt sich durch die Erfassung und softwaregestützte Aufnahme der einzelnen Prozessschritte erreichen. Die Visualisierung der Abläufe hilft auch, unsinnige, suboptimale oder unklare Vorgehensweisen aufzuspüren und dient als Arbeitsfläche für die Prozessoptimierung, d.h. für die kreative Gestaltung kundenorientierter und schlanker Abläufe. Grundsätzlich wird bei der Entwicklung von Soll-Prozessen wie folgt vorgegangen:
  • Schritt 1: Prozessanalyse
  • Schritt 2: Problemdiagnose
  • Schritt 3: Prozessdesign
Im Rahmen einer Potenzialbetrachtung (Prozessanalyse und Problemdiagnose) soll es zunächst gelingen, wichtige Zielsetzungen abzuleiten und die Beteiligten für die Arbeit im Workshop und für die bevorstehenden Veränderungen zu sensibilisieren. Beim Prozessdesign geht es darum, notwendige Prozessschritte und Schnittstellen zu definieren bzw. zu verbessern und zu ergreifende Maßnahmen abzuleiten.

Damit die optimierten Arbeitsabläufe funktionieren können, müssen zudem die Prozessressourcen überprüft werden. Im Rahmen der Umsetzung der Soll-Prozesse können sich deshalb weitere Aufgaben ergeben, wie z.B.:
  • Programmablaufpläne erstellen, damit Software angepasst oder angeschafft werden kann,
  • Planung des Personalbedarfs und der Arbeitsmittel,
  • Richtlinien und Dienstanweisungen formulieren,
  • Stellenbeschreibungen und Kompetenzprofile überarbeiten,
  • Leistungskennzahlen und Zielvereinbarungen definieren
Die Ergebnisse werden in einer Prozessdokumentation zusammengefasst und im Rahmen von Arbeitsrichtlinien den Mitarbeitern (oft im Intranet) zur Verfügung gestellt.

dedecon hat eine Verfahrensweise entwickelt, die es auch kleineren und mittleren Unternehmen erlaubt, von modernen Methoden der Prozessoptimierung zu profitieren:
  • Entfeinerung wissenschaftlicher Beratungsansätze auf "normale" Gegebenheiten.
  • Analyse- und Konzeptwerkzeuge sind inhaltlich so verzahnt, dass redundante Arbeiten vermieden, Kosten und Zeit gespart werden.
  • Kooperativer Beratungsansatz und Coachingtechnik führen zu sehr hoher Akzeptanz bei den Mitarbeitern und steigern den Erfolg.

Nutzen
  • Höhere Kundenzufriedenheit bei reduzierten Prozesskosten
  • Arbeitsfähige Prozessdokumentation sowie veränderungsbereite und motivierte Mitarbeiter
  • Prozesssicherheit für Unternehmen, Mitarbeiter und Dritte (Finanzierungspartner, Prüfer, ...)
Veröffentlichter Erfahrungsbericht (PDF)

Veränderungen motiviert meistern:
Steigerung der Vermietungsproduktivität,
in: Die Wohnungswirtschaft, Jg. 63, Heft 02, 2010, S. 36 und 37.

Anhaltend schwierige Marktbedingungen zwingen viele Wohnungsunternehmen zu permanentem Wandel. Oftmals werden ganze Bündel an Maßnahmen verabschiedet und zur Umsetzung gebracht. Die Ergebnisse überzeugen trotz intensiver Planung und Steuerung jedoch nicht in jedem Fall. Wie es gelingen kann, durch gezielte Motivation der Beteiligten zum Erfolg zu gelangen, zeigen Erfahrungen der Wohnungsbaugesellschaft Magdeburg mbH (WOBAU).
Ablaufoptimierung
"Durch die ganzheitliche und strukturierte Betrachtung des Kursbetriebs ist es gelungen, wichtige Potenziale aufzudecken und geeignete Lösungsansätze zu skizzieren. Neben vielen wertvollen Ideen zur Sicherstellung des Lern-Transfers bis hin zur Stärkung des Vertriebs sind besonders das hohe Einfühlungsvermögen und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern hervorzuheben."
Jörg D. Bohn, Geschäftsführer,
JUGENDBILDUNGSSTÄTTE THEODOR WUPPERMANN E.V. JUIST
 
 
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